Vége a korlátlan home office-nak?

A Deutsche Telekom IT Solutions shared service centerében 7 éve kezdték el intézményesen bevezetni a home office-t. Kialakult folyamata és szabályozása van ennek a munkavégzési formának a szervezetben. Dobó András a cég Business Unit vezetője mesélt a tapasztalatokról. Hogyan is működik a 4500 főt foglalkoztató szervezetben intézményesített formában az otthoni munkavégzés.

Júliusi 16-ai teadélutánunkon egy újabb interaktív gyakorlati tapasztalatmegosztásnak lehettünk részesei.  Gáll Tamás a Centaer Consulting ügyvezetőjének felvezetésében a gyorsan és váratlanul változó világunkhoz való alkalmazkodás fontosságára hívta fel a figyelmet. A VUCA világának egyes aspektusait a pandémiás időszak alatti példákon keresztül személtette, melynek egyik megtestesülése volt, hogy a legtöbb vállalat nem megtervezte és bevezette a otthoni munkavégzést, hanem elszenvedte.

András megosztotta velünk, hogyan alakították ki 7 év alatt az otthoni munkavégzés folyamatát és szabályrendszerét. Március előtt már a kollégák harmada otthonról dolgozott, jól bejáratott metódusok mentén. Ennek köszönhetően gyorsan és zökkenőmentesen sikerült abszolválni a teljes szervezet távoli munkavégzését.

Saját tool-t használ a vállalat arra, ha valaki hivatalosan hosszú távon home office-ban szeretne dolgozni. Ehhez a legfontosabb szabályokat szükséges betartani. Az otthon kialakított munkahelyet a cég auditálja. Rendelkezni kell megfelelő szellőztetéssel, bútorzattal, nyugodt körülményekkel. A tool bevezetése óta megugrott az otthoni munkavégzésre jelentkezők száma.

Az engedélyezés teljes folyamatán végig vezeti a Telework tool a felhasználót, még az eszközök igénylését is ezen keresztül oldják meg. A kollégák a toolban feltöltött fényképekkel igazolják, hogy megfelel-e a munkakörnyezet az előírásoknak.

DE, a legfontosabb a biztonság!

Milyen biztonsági előírásoknak kell megfelelni:

• Mindenkinek a cég biztosít poroltó készüléket otthonra.
• A papíron otthon lévő céges dokumentumok elzárásáról külön gondoskodni szükséges.
• A router biztonsági beállításain a TeleWork tool segít végig vezetni a kollégát, mert csak a megfelelő biztonsági beállítások után kezdődhet meg a munkavégzés.
• A monitor láthatóságát is meg kell oldani, tehát olyan helyre kell elhelyezni a munkaállomást, hogy a családtagok ne lássák a monitoron megjelenő adatokat.
• A munkaállomáshoz való hozzáférhetőséget is óvatosan kell kezelni. Mindig le kell lokkolni a gépet, ha valaki elhagyja a munkaterületet.
• Vállalni kell a helyszíni auditot.

Hogyan dől el, hogy valaki dolgozhat-e tartósan otthonról?

A közvetlen vezetője adhat lehetőséget rá – és normál munkamenet alatt fokozatosan növelve az otthonról történő munkavégzés napszámát – és figyelik a teljesítményt.

Az egyik legnagyobb kihívás az volt, hogy a vezetők bízzanak az emberekben, hogyha nem állnak mögöttük, akkor is képesek dolgozni. „Meg kell tanítani a vezetőket, hogyan irányítják a szervezetet remote módban.”

Az év végéig a vállalat elrendelte a távoli munkavégzést, vagyis mindenki maradhat home office-ban, viszont ez nem jelenti azt, hogy automatikusan így is marad. Aki nem standard igénylési és audit folyamat mentén kényszerült otthonról dolgozni és megtapasztalva szeretne ezzel a jövőben is élni, nekik is végig kell majd csinálni a normál folyamatot és engedélyeztetést. Ezen egyelőre nem kívánnak változtatni.

Mik a legnagyobb kihívások jelenleg?

A kezdeti lelkesedés után tapasztalható elszigeteltség, ami azt hozta magával, hogy „reaktívan viselkednek a kollégák. Ezt meg kell oldanunk!” Hogyan tudjuk motiválni és összetartani a szervezetet digitális eszközökön keresztül a jövőben. Ez a vezetők egyik legnagyobb kihívása.

A másik, hogy azok az új belépő munkatársak, akik még sosem találkoztak a többiekkel, őket hogyan integráljuk a szervezetbe. Tapasztalható, hogy a pandémiás időszak alatt felvett kollégák esetében nőtt a betanulás alatti lemorzsolódás.

Hogyan lehet távoli módban oktatni, tanítani a kollégákat?

Nem működnek a hagyományos módszerek, nem olvasnak el a munkatársak hosszú e-maileket, több tíz oldalas anyagokat. Szét kell darabolni és mikro egységekben kell átadni a szervezeti tagoknak a tudást. DE ennek a témának egy külön teadélutánt terveztünk, mert ez egy mindenkit érintő sarkalatos kérdés!

Köszönjük Andrásnak a tapasztalatmegosztást és a konkrét esettanulmányt! Sokat tanulhattunk a 7 éves „utazásból”, buktatókból, kihívásokból.

Minden résztvevőnek köszönjük az értékes hozzászólást és a kérdéseket!

Hamarosan folytatjuk a sorozatot a vezetői aspektusokkal és egy újabb gyakorlati esettanulmánnyal!